Le travail collaboratif

Travailler comme toujours

Le mariage entre travail et collaboration est loin d’être une création contemporaine. Il remonte à des temps anciens et est une constante dans le travail des Hommes.
Pourquoi le travail collaboratif nous apparaît-il comme une nouveauté ? Le développement des technologies de l’information et de la communication (TIC) et de leur utilisation alimente cette impression. Ces TIC facilitent l’émergence d’autres formes d’organisation du travail et de collaboration [1]. Elles permettent notamment de :

-planifier et de déléguer plus facilement les actions ;
-mieux communiquer ;
-visualiser l’ensemble des tâches ;
-garder une trace des actions.

Si les TIC contribuent au gain d’efficacité, elles ne sont pas capitales à la mise en œuvre et à la bonne gestion d’un travail collaboratif. Des méthodes que l’on peut qualifier de plus « classiques » restent très efficaces dans la mise en œuvre d’un projet mené en mode « collaboration ».

Partager et le vouloir

Le travail collaboratif repose sur une valeur : le partage. Il repose avant tout sur la volonté : le vouloir partager ainsi que sur la capacité à le faire : le savoir partager.

Partager quoi ?

  • « des valeurs pour créer des liens et la confiance,
  • un projet pour atteindre des objectifs communs,
  • des connaissances pour améliorer les décisions,
  • des ressources pour consolider les engagements,
  • des outils pour coordonner les activités. »[2]

Participer et communiquer

En plus des outils digitaux de communication, de gestion, de diffusion de contenus ou de documents courants, s’ajoutent une série d’appli’ ou de plateformes pour communiquer sur ou pour gérer des projets. Mais attention, la multiplication des outils est néfaste à l’efficacité et peut démotiver jusqu’à créer un sentiment d’étouffement. Ce ne sont pas les outils ou leur nombre qui font la collaboration, mais ce qu’on en fait !
La richesse des outils et les bénéfices à en tirer réside dans la participation de chacun. Chaque contribution (idée, commentaire, retour sur expérience) enrichit les échanges. Echanger, écouter et s’écouter permettent :

  • de choisir les outils qui nous correspondent le mieux ;
  • d’identifier les bons experts parmi les collègues ;
  • de développer son propre réseau et/ou organisation.

Dans un travail collaboratif, les individus ou les équipes collaborent étroitement. Ils utilisent les mêmes données, échangent des informations et n’oublient surtout pas de communiquer sur l’état d’avancement de leurs travaux. La communication, y compris dans le ressenti, est essentielle à tout travail collaboratif. Trouver un bon équilibre entre échanges IRL et « virtuels » est le challenge à relever pour savourer les bienfaits de la collaboration autour d’un même projet.

Collaborer demande  de la coordination,  de l’organisation et de la communication. On peut se constituer en réseau, en équipes, en sous-équipes et travailler par moment en autonomie. En effet, être tous au service d’un même projet n’empêche pas la segmentation du travail. Le résultat final est celui de la recomposition des résultats du travail de chacun.

Se placer à l’horizontale

L’horizontalité est une caractéristique du travail collaboratif.
L’intérêt pour le schéma horizontal est quant à lui relativement récent. Le travail collaboratif est souvent conçu, vu et défini par : « la mise en place d’une organisation horizontale du travail avec un partage des responsabilités et un engagement uniforme des participants pour une réalisation commune : il s’agirait de {maximiser l’énergie créative lors de projets d’envergure, sans l’organisation hiérarchisée traditionnelle (…) en collaboration du début à la fin, sans diviser les tâches } »[2].

Se laisser guider malgré tout

Si tous les acteurs et les parties prenantes d’un travail collaboratif peuvent être représentés sur une même ligne, il n’en résulte pas moins que cette ligne doit être tracée et orientée – en partie ou en totalité – par un élément que l’on peut appeler : le conducteur.
Avec une vue sur chacun, sur chaque action et vu par chacun, ce « conducteur » est au centre du travail collaboratif. Il est essentiel à son existence. Il veille à la réussite du projet de sa conception à sa finalisation. Avec cette notion de « centre », de conducteur voire de « chef », « le travail collaboratif apparaît comme une mise en convergence contrôlée des activités individuelles ».[3]

Si on poursuit ce raisonnement, le projet lui-même peut faire office d’élément directeur, de centre. Il peut guider et conditionner les actions de chaque acteur impliqué dans un travail collaboratif.

Puisque tous les membres d’un groupe travaillent sur le même plan, l’horizontalité et sa représentation supposent de travailler d’égal à égal. L’existence d’un impulseur, d’un référent, d’un conducteur placé plus au centre remet en question le principe d’égalité. L’égalité promise pour chacun à chaque moment du processus ne serait-elle qu’une illusion ? Pourtant, l’égalité existe ! Elle réside dans la position de chacun des acteurs en début et en fin de processus. À ces deux moments, ils se trouvent à équidistance du projet à mener.

Se coordonner avec « le centre »

Travailler de manière collaborative implique que chaque participant « doit rendre, en temps et en heure, le résultat attendu, de qualité, afin de permettre aux autres d’avancer sur le programme collectif »[4]. La personne qui fait office de centre garde une vue globale sur le projet ou sur les activités afin de les orienter. Il veille surtout aux respects des délais individuels et généraux car « aucun retard d’un élément de la chaîne ne peut être toléré puisqu’il pénalise tout le monde et retarde le projet collectif ou la production. (…) ». [5]

Se sentir libre

La notion de liberté est insufflée par les TIC qui permettent aux « co-équipiers » de travailler dans des espaces différents et de façon asynchrone. Ils se libèrent ainsi des contraintes de temps et de lieu pour atteindre les objectifs fixés. « La libération de l’espace signifie aussi la libération des contraintes horaires ».

Les possibilités qu’offrent les TIC sur l’élasticité des lieux et du temps sont sources d’un sentiment d’autonomie et de liberté qui elles-mêmes conditionnent la mobilisation et la motivation au travail. Comme toute médaille à son revers, il existe 2 risques face auxquels il faut rester attentifs :

  1. voir tous ses espaces de vie (sociale, familiale, de loisirs) contaminés par le travail ; 
  2. se laisser déborder, ne plus gérer et au final, perdre le contrôle et les bénéfices de cette autonomie chérie.

Collaborer versus coopérer

  • Chaque personne réalise une partie de la tâche VS chaque personne réalise l’entièreté de la tâche  à sa manière ;
  • Fusion VS association ;
  • Responsabilité globale/collective dans chacune des tâches VS responsabilité individuelle par rapport à « sa » tâche.

Collaborer et coopérer, les points communs :

  • construction collective ;
  • travail d’équipe ;
  • répartition des tâches.

Aller plus loin car aller ensemble

Les bénéfices d’organiser son travail et de mener des projets en mode collaboratif sont nombreux. Retenons-en 4 :

  1. la créativité accrue
  2. l’émulation entre les membres
  3. la convergence des idées et des objectifs
  4. la satisfaction de tous.

Sources
[1] J-P Durand, Le travail collaboratif : des illusions à d’éventuels possibles dans Marché et organisations2009/3 (N° 10),pp.15 à 28, en ligne, sept.2019
[2] http://www.travail-collaboratif.info/? DefinitionTravailCollaboratif.fr
[3] J-P Durand, Le travail collaboratif : des illusions à d’éventuels possiblesdans Marché et organisations2009/3 (N° 10),pp.15 à 28, en ligne, sept.2019
[4], [5],[6] Ibidem